Penggunaan software untuk kebutuhan tim HRD mulai marak dalam beberapa tahun belakangan. Perusahaan-perusahaan besar sudah mulai meninggalkan produk spreadsheet dan beralih ke program yang memang khusus untuk HRD. Ada beragam fitur yang biasanya sudah ditanamkan pada software HRD, seperti: payroll, pencatatan absensi, pencatatan lembur, dsb. Lantas apakah penggunaan software HRD bisa berdampak besar buat perusahaan? Akan menguntungkan kah?
Hasil riset kami di market menunjukkan keunggulan-keunggulan sebagai berikut:
1. Mengoptimalkan efektivitas waktu
Dalam banyak survey yang diadakan seputar HRD, pertanyaan "dalam pekerjaan sebagai HRD, tugas apa yang paling banyak menyita waktu?" jawaban "menghitung gaji da bonus-bonusnya" selalu menempati skor tertinggi. Dan memang demikian kenyataannya. Jika karyawan masih dalam skala kecil atau kurang dai 10 orang dan tidak ada perhitungan bonus yang macam-macam, proses penggajian masih terasa mudah dan cepat. Tetapi beda ceritanya ketika karyawan sudah di atas 15 orang dan ada sejumlah perhitungan khusus untuk bonus karyawan. Misal: bonus lembur, di mana masing-masing karyawan memiliki shift kerja berbeda dan besaran bonus lembur yg berbeda pula tergantung jabatan.
Dengan penggunaan software, tentu saja problem ini dapat diselesaikan dengan cepat. Efeknya tentu saja sangat positif, tim HRD tidak perlu banyak orang dan tentu saja masih memiliki banyak waktu untuk mengerjakan hal selain penggajian, pengembangan SDM misalnya.
2. Mempermudah akses informasi karyawan
Selama ini pada sebagian besar perusahaan, HRD bertanggung jawab untuk memberika update mengenai status dan data dari seluruh karyawan di perusahaan. Mulai dari biodata pribadi (seperti: nama, alamat, no telepon, keluarga, dsb) hingga jadwal shift kerja, cuti dan lembur. Hal ini tentu cukup merepotkan bagi pihak HRD, terlebih pada perusahaan dengan karyawan berjumlah ratusan orang. Karenanya pada sebagian besar software HRD, diterapkan sistem yang lebih moderen. Sistem ini memungkinkan karyawan memberikan update secara langsung kepada pihak HRD, dan pihak HRD tinggal memberikan approval/persetujuan saja. Misal: seorag karyawan ada pindah rumah, maka sang karyawan cukup memasukkan data alamat barunya ke sistem, dan setelah HRD memberikan persetujuan maka data tersebut akan berubah. Begitu juga ketika seorang karyawan berpindha shift kerja atau melakukan lembur, data tinggal dikirimkan dan disetujui oleh atasannya, baru kemudian HRD memberikan persetujuan.
3. Meminimalkan kesalahan pada perhitungan gaji, bonus, dan sebagainya
Pada sistem penggajian/payroll dengan software, data masing-masing karyawan sudah diinput ke dalam sistem, termasuk di dalamnya juga: gaji pokok, tunjangan-tunjangan, bonus, dsb. Kemudian data absensi akan dimasukkan dan di cross-check juga dengan data lembur (jika ada). Hasilnya tentu saja hasil rupiah yang lengkap dan akurat. Kesalahan hanya mungkin terjadi jika angka inputan awal yang dimasukkan salah, tapi memperbaikinya pun tidak akan lama mengingat komputer dapat menghitung jutaan angka hanya dalam hitungan detik.
4. Meminimalkan biaya
Untuk keperluan input data karyawan, penghitungan gaji, dan semacamnya di atas, seringkali perusahaan mennempatkan banyak orang pada posisi HRD. Gaji seorang karyawan beserta bonus dan tunjangannya dihitung 2-3x agar tidak terjadi kesalahan. Mungkin benar akurasi bisa dicapai, tapi sayangnya kurang efektif dan efisien. Dengan adanya software yang membantu menghitung itu semua, tentu saja jumlah karyawan di posisi HRD bisa ditekan dan tentunya ini menjadi penghematan untuk perusahaan.
5. Membantu peningkatan SDM
Dengan dibantunya pekerjaan HRD untuk poin 1-4 di atas, tentu saja tim HRD akan punya lebih banyak waktu untuk memikirkan materi pelatihan yang tepat untuk mengembangkan skill dan kapasitas dari masing-masing karyawan yang ada. Peningkatan SDM ini secara tidak langsung juga akan meningkatkan laba yang dapat diterima perusahaan. Contoh sederhananya, ketika sebuah perusahaan memiliki tim sales yang tidak hanya pandai berbicara tapi juga mumpuni dalam product knowledge dan memahami psikologi human behavior tentunya akan bisa mendapatkan konsumen dengan lebih mudah dan banyak.
Bagaimana menurut Anda? Sudahkah perusahaan Anda menggunakan software HRD tertentu? Keunggulan apa yang Anda rasakan sejak menggunakannya dibanding tanpa software?